Oltre alla gestione in outsourcing dell’intero processo di Archiviazione Ottica, di Fatturazione Elettronica e di Conservazione Sostitutiva, mediante la quale le Aziende interessate esternalizzano totalmente o parzialmente le varie fasi del processo delegando alla nostra struttura anche le connesse responsabilità, Brain Trust offre un qualificato servizio di consulenza e formazione rivolto, in particolare, alle strutture che vogliono progettare e realizzare un sistema di Archiviazione Ottica e Conservazione Sostitutiva e/o di Fatturazione Elettronica con soluzione “in house”.

In questo caso possiamo affiancare le Aziende che intendono implementare e gestire internamente i complessi processi di dematerializzazione degli archivi cartacei e di gestione dei documenti informatici, sia nella fase di progettazione e realizzazione del sistema sia nella fase di gestione dello stesso.

La nostra offerta di consulenza e formazione si articola in due “moduli” che possono essere attivati congiuntamente o, anche, separatamente in base alle esigenze del cliente:

• MODULO “A” (Progettazione, realizzazione e certificazione del sistema)

Si articola nelle seguenti fasi:

• Analisi dei documenti che si intendono trattare per la conservazione sostitutiva e loro catalogazione (documenti informatici, documenti analogici unici e non unici, a rilevanza tributaria o meno, ecc.);
• Individuazione della normativa da applicare a ciascuna tipologia di documenti;
• Analisi dei processi aziendali in uso per la generazione e la gestione dei documenti da avviare alla conservazione sostitutiva;
• Progettazione di un sistema di conservazione sostitutiva interno all’azienda;
• Scelta del software per la conservazione sostitutiva;
• Formazione del Responsabile della Conservazione;
• Assistenza nella redazione del manuale della conservazione sostitutiva;
• Certificazione di conformità alla normativa del processo di conservazione sostitutiva adottato dall’azienda.

• MODULO “B” (Consulenza e formazione a regime nella gestione del sistema)

Si articola nelle seguenti fasi:

• Assistenza post realizzazione ed avvio del progetto per la verifica periodica (trimestrale) dell’adeguatezza del sistema e delle procedure anche in funzione degli aggiornamenti normativi e regolamentari in materia;
• Assistenza al Responsabile della Conservazione per il corretto adempimento dell’incarico, per la risposta a quesiti dallo stesso avanzati e per la formazione in occasione di novità legislative e regolamentari in tema di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica;
• Assistenza in caso di controlli e verifiche dell’Amministrazione Finanziaria limitatamente agli aspetti relativi alla conservazione sostitutiva ed alla fatturazione elettronica.