La dematerializzazione

Per Conservazione Sostitutiva si intende quel processo che permette di conservare documenti informatici in modo tale che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.

Il processo, se correttamente eseguito conformemente alle disposizioni in materia (Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”), attribuisce al documento informatico piena validità legale e fiscale.

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti cartacei (smaterializzazione) avviene con la memorizzazione della loro immagine, creata attraverso la fase di digitalizzazione, sui supporti ottici non riscrivibili (CD-ROM, DVD-ROM) e con l’apposizione, sull’insieme dei documenti informatici così creati, della marca temporale e della firma digitale del Responsabile della Conservazione.

La marca temporale consiste nell’apposizione della data e dell’ora, opponibili a terzi, nelle quali è stata ultimata correttamente la procedura di memorizzazione su supporto digitale.

Terminato in conformità a quanto prescritto dalla normativa il processo di conservazione sostitutiva, il documento cartaceo d’origine può essere distrutto.