I vantaggi

I vantaggi dell’adozione di un sistema di Conservazione Sostitutiva dei documenti cartacei possono essere così sintetizzati:

• Eliminazione degli spazi necessari all’archiviazione fisica dei documenti cartacei;
• Abbattimento dei costi di gestione dell’archivio cartaceo a seguito dell’eliminazione degli spazi dedicati e della riduzione del personale necessario per gestirlo;
• Circolazione più efficiente ed immediata di informazioni e documenti. Si eliminano, infatti, i tempi di attesa dell’informazione legati alla ricerca del documento cartaceo. Si trovano e si consultano i documenti che servono in tempo reale e senza muoversi.
• Miglioramento organizzativo derivante dalla riduzione dei tempi dell’attività amministrativa con conseguente incremento della produttività. I documenti digitali sono immediatamente disponibili e condivisibili, simultaneamente, da tutti gli operatori interessati al documento. Anche l’immagine esterna dell’azienda ne risulta migliorata in quanto la propria organizzazione è in grado di fornire risposte immediate.
• Maggiore riservatezza dei dati in quanto possono accedere ai documenti soltanto gli operatori che sono stati autorizzati con l’assegnazione di codici di accesso personalizzati.
• Riduzione dei rischi ed aumento della sicurezza. Il tradizionale documento cartaceo può essere smarrito, andare distrutto (incendi, alluvioni) o essere deteriorato per il passare del tempo (si pensi alla carta chimica). Con l’Archiviazione Ottica Sostitutiva, invece, si evita il rischio di perdite di dati.