La Gestione Elettronica dei Documenti

Per Gestione Elettronica dei Documenti (GED) si intende un insieme di tecnologie e procedure necessarie per archiviare, ricercare e trattare elettronicamente un documento.

Con l’adozione di questa gestione, il sistema documentario di un’azienda diventa un importante strumento di organizzazione e razionalizzazione del lavoro in quanto strumento flessibile di informazione e comunicazione.

L’introduzione nel nostro ordinamento di una specifica disciplina normativa e regolamentare ha, inoltre, conferito al documento informatico piena validità legale consentendo la sua conservazione al posto dell’originale cartaceo.

Le varie fasi nelle quali si articola la Gestione Elettronica dei Documenti, possono essere così riassunte:

• Digitalizzazione

Questa prima fase consiste nel convertire in immagine elettronica i documenti originali da archiviare, siano essi su carta, su pellicole microfilmate, trasparenti, ecc.

La conversione avviene mediante l’utilizzo di uno scanner che, dopo aver analizzato l’immagine, la trasmette ad un computer per le successive elaborazioni.

• Indicizzazione

In questa fase viene creato un record identificativo del documento precedentemente digitalizzato.

Le informazioni contenute in questo record costituiscono i riferimenti che consentiranno l’individuazione del documento elettronico nelle successive fasi di ricerca. Qualunque informazione relativa al documento può essere inserita nel record e divenire, quindi, una chiave di ricerca (numero fattura, denominazione del fornitore o del cliente, partita iva, codice fiscale, data, mittente, destinatario, oggetto, ecc.).

• Workflow

Con questo termine si indica l’attività, gestita da uno specifico software, che consente di far circolare documenti e, quindi, informazioni in forma elettronica all’interno di un gruppo di lavoro costituito da più persone.

Il nostro software di workflow consente all’amministratore di sistema l’impostazione di parametri per definire il percorso dei documenti e l’attribuzione delle attività da svolgere, consentendo anche una verifica delle attività svolte.

• Archiviazione

Il documento in formato elettronico viene, normalmente, archiviato sui nostri server dotati dei più avanzati sistemi di sicurezza informatica.