Il nostro servizio

Strutturare i processi che consentono la Conservazione Sostitutiva a norma di legge per attribuire ai documenti informatici piena validità legale e fiscale, significa affrontare un complesso sistema di adempimenti, di controlli e di verifiche degli strumenti che devono garantire efficienza ed affidabilità.

La conformità del processo di Conservazione Sostitutiva alla normativa, infatti, non riguarda soltanto l’apposizione sui documenti informatici (o sulla loro “impronta”) della firma digitale e della marcatura temporale, ma si estende nel tempo, con problemi connessi ai seguenti aspetti:

• Accessibilità
• Riproducibilità
• Rintracciabilità

requisiti che devono essere assicurati non soltanto da processi perfettamente efficienti e da sistemi informatici che offrano assoluta sicurezza, ma anche da un sistema di regole e documenti previsti dalla norma che descrivono i processi e definiscono le responsabilità (Manuale della Conservazione).

Brain Trust offre un servizio completo ed affidabile di Conservazione Sostitutiva che può essere adattato ad ogni esigenza del Cliente. Per questo il servizio è proposto in tre differenti modalità:

• Esternalizzazione completa (full outsourcing)

Il Cliente delega la responsabilità totale dell’intero processo di Conservazione Sostitutiva, nominandoci quale suo Responsabile della Conservazione. Saremo noi ad espletare tutti i relativi adempimenti e ad apporre la nostra firma digitale a chiusura del processo.

In questo caso curiamo, anche, tutti i rapporti con l’Amministrazione Finanziaria sia per quanto riguarda le comunicazioni annuali obbligatorie inerenti l’archivio ottico sostitutivo, sia in occasione di controlli, ispezioni e verifiche per l’esibizione dei documenti digitali conservati.

• ASP

In questo caso il Cliente utilizza la nostra piattaforma web per la Conservazione Sostitutiva dei propri documenti informatici, ma mantiene il ruolo di Responsabile della Conservazione. Di conseguenza, dovrà adempiere direttamente a tutte le incombenze che la normativa assegna a questa figura ed apporre la propria firma digitale a chiusura del processo.

• In house

L’intero processo della Conservazione Sostitutiva viene svolto internamente dal Cliente al quale forniamo il necessario software nonché la nostra consulenza e la necessaria formazione per il Responsabile della Conservazione.