Il nostro servizio

Il nostro servizio di e-invoicing, strutturato con tecnologie web-based di semplice utilizzo, è offerto in due diverse modalità:

Servizio in outsourcing

L’Azienda che sceglie la soluzione in outsourcing proposta da Brain Trust consegue un duplice vantaggio:

• Esternalizza un processo aziendale non strategico che richiede una componente informatica (sia hardware che software) notevole con conseguenti importanti investimenti, manutenzioni e aggiornamenti
• Dematerializza l’intero ciclo attivo di fatturazione (emissione, spedizione e conservazione).

Brain Trust si occupa, in nome e per conto delle Aziende che utilizzano tale soluzione, di:

• emettere le fatture elettroniche complete di firma digitale e riferimento temporale
• richiedere il consenso ai destinatari delle fatture elettroniche a ricevere le fatture in questa modalità
• trasmetterle a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC) ai destinatari che hanno fornito il consenso scritto
• trasmetterle a mezzo Posta Ordinaria in formato cartaceo ai destinatari che non hanno fornito il consenso scritto
• provvedere alla Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione
• esibire le fatture elettroniche a richiesta degli Organi di Controllo in qualità di depositario delle stesse.

Servizio in ASP

La soluzione in modalità ASP consente alle Aziende che vogliono mantenere al proprio interno la gestione delle fatture attive e di quelle passive, di poter utilizzare la piattaforma informatica di Brain Trust. Potranno così beneficiare dei notevoli vantaggi derivanti dalla dematerializzazione delle fatture in modo semplice, veloce, sicuro ed economico.

L’Azienda che utilizza il servizio, dopo aver elaborato le fatture attive con il proprio gestionale esporta in automatico sulla nostra piattaforma informatica tutti i dati in esse contenuti. Il sistema, a questo punto, rende immodificabili le fatture, richiede l’apposizione sulle stesse della firma digitale dell’emittente ed inserisce il riferimento temporale così da rispettare tutti i requisiti di legge per la validità legale del processo di fatturazione elettronica. Infine, secondo le informazioni ricevute, il sistema trasmette a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC) le fatture elettroniche ai destinatari che hanno espresso il consenso al loro ricevimento, mentre per quelli che non hanno rilasciato il consenso il sistema gestisce in automatico la spedizione postale della fattura stampata su carta. Entro i termini imposti dalla normativa (15 giorni dalla data di emissione) il sistema provvede alla Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche, che potranno in qualsiasi momento essere ricercate attraverso chiavi di ricerca, consultate on line ed esibite a richiesta degli Organi di Controllo. Le Aziende che non dispongono di un proprio gestionale per l’elaborazione delle fatture attive, potranno compilarle direttamente sulla nostra piattaforma informatica.

Le modalità di erogazione del servizio da parte nostra, non richiedono alcun investimento in hardware o in software da parte delle Aziende che lo utilizzano.